Clienti Commerciali, Fornitori, Partner O Investitori

Quali dati tratta la presente Informativa sulla privacy?

La presente Informativa sulla privacy fornisce informazioni relative ai dati personali trattati da una o più società del Gruppo Shell (‘Shell’ o ‘noi’) in relazione a (i) azionisti o individui che lavorano per, o per conto dei nostri clienti commerciali (‘Clienti commerciali’), (ii) fornitori (‘Fornitori’), (iii) partner commerciali, incluse le Joint Ventures non gestite da Shell, investitori e azionisti (‘Partner commerciali’).

Gli individui che devono accedere a un punto vendita Shell per conto di un Cliente commerciale, Fornitore o Partner commerciale devono fornire informazioni aggiuntive per consentire l’identificazione a scopi di protezione della salute e sicurezza e per gestire la relazione tra Shell e il Cliente commerciale, Fornitore o Partner commerciale in questione. Per ulteriori informazioni fare riferimento all’Informativa sulla privacy - Dipendenti, contraenti e persone a carico del Gruppo Shell all’indirizzo https://www.shell.it/privacy/ex-employee-notice.html.

Per clienti del settore retail , i membri dei programmi di fedeltà Shell, i visitatori del sito web Shell o gli utenti delle richieste indirizzate a Shell, si prega di fare riferimento all’Informativa sulla privacy – “Conducenti”all’indirizzo https://www.shell.it/privacy/b2c-notice.html.

Per coloro che presentano una domanda di lavoro presso Shell, o che partecipano a un evento di selezione del personale o ad una valutazione, fare riferimento all’Informativa sulla privacy - Selezione del personale del Gruppo Shell alla pagina https://www.shell.it/privacy/job-applicant-notice.html.

Così come la presente Informativa sulla privacy, le informative ad hoc e le informative sulla privacy supplementari possono contenere ulteriori informazioni relative al trattamento dei dati personali da parte di Shell. In tali circostanze, le predette informative sulla privacy saranno inviate all’interessato separatamente. Le informative sulla privacy possono variare nei vari paesi in cui operiamo per riflettere la prassi locale e i requisiti di legge applicabili.

La presente Informativa sulla privacy spiega quali dati personali trattiamo, perché trattiamo tali dati personali e per quali scopi, descrivendo il periodo di conservazione previsto per i dati personali, come accedere e aggiornare i dati personali, le opzioni relative alla gestione dei dati personali e i contatti per ottenere ulteriori informazioni.

Informativa speciale - Minori di 14 anni. Trattamento dei dati personali dei minori

Ad eccezione dei casi in cui Shell organizza eventi formativi pensati specificamente per minori, non raccogliamo intenzionalmente dati di soggetti di età inferiore ai 14 anni. I minori di 14 anni non devono inviarci i loro dati personali ad esempio, nome, indirizzo postale e indirizzo e-mail. Per contattare Shell con modalità che richiedono la trasmissione dei propri dati personali (per eventi formativi o di innovazione), si prega di chiedere al genitore o al tutore di inviare i propri dati.

Quali dati personali trattiamo? Raccolta di informazioni

Trattiamo i dati personali degli azionisti e di chiunque lavori per, o per conto dei nostri Clienti commerciali, Fornitori, Partner commerciali nelle seguenti categorie:

• informazioni di contatto private (come nome, indirizzo postale o e-mail e numero di telefono) solo ove necessario; o
• Informazioni di contatto aziendale o altre informazioni (come posizione, dipartimento, nome dell’organizzazione o affari con Shell a proprio nome o per conto del Cliente commerciale, Fornitore o Partner commerciale interessato).

Screening

Inoltre, al fine di adempiere agli obblighi di legge e normativi per la protezione degli asset e dei dipendenti/contraenti Shell e, soprattutto, far sì che Shell possa rispettare le norme in materia di controllo del commercio, antiriciclaggio e/o anticorruzione e concussione e qualsiasi altro requisito normativo applicabile , sottoponiamo periodicamente a screening (prima del contratto e successivamente alla stipula in modo periodico) tutti i proprietari, azionisti e direttori dei nostri Clienti commerciali, Fornitori e Partner commerciali. Lo screening viene eseguito sui mezzi informativi e gli elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili o emessi da governi.

Lo screening non implica alcuna profilazione o decisione automatizzata in relazione alle controparti effettive o potenziali.

Chi è responsabile dei dati personali raccolti?

Shell Italia Oil Products S.R.L., Via Edison, 110 Sesto San Giovanni, Milano, 20099, Italia, o una delle sue affiliate in Italia, a seconda dei casi, sarà responsabile del trattamento dei relativi dati personali, da sola o congiuntamente con altre affiliate del gruppo Shell.

Quali sono gli scopi di trattamento dei dati personali?

Trattiamo i dati personali a cui si riferisce la presente Informativa sulla privacy per i seguenti scopi:

• svolgimento delle attività aziendali - inclusi fornitura, ricerca, sviluppo e miglioramento di prodotti o servizi; sottoscrizione ed esecuzione di contratti con Clienti commerciali, Fornitori e Partner commerciali; registrazione e predisposizione di servizi, prodotti e materiali a/da una società Shell; gestione dei rapporti e delle attività di marketing, come mantenimento e promozione di contatti con clienti esistenti e potenziali, gestione dei clienti, assistenza clienti, e sviluppo, esecuzione e analisi di indagini di mercato e strategie di marketing;
• organizzazione e gestione aziendale - incluse gestione finanziaria, gestione degli asset, fusioni, scissioni, acquisizioni e dismissioni, implementazione di controlli, rapporti sulla gestione, analisi, controlli interni e indagini;
• salute e sicurezza - inclusa la protezione della salute e della vita, della sicurezza e salute sul lavoro di qualsiasi soggetto, la protezione delle società Shell e l’autenticazione dello staff in relazione allo stato individuale e ai diritti di accesso; o
• conformità legale e/o normativa - inclusa la conformità ai requisiti di legge o regolatori.

Potremmo anche trattare i dati personali per uno scopo secondario strettamente connesso ai precedenti, ad esempio:

• conservazione, cancellazione o anonimizzazione dei dati personali;
• prevenzione delle frodi, controlli, indagini, risoluzione delle controversie o scopi assicurativi, avvio o difesa di azioni legali; o
• ricerca statistica, storica o scientifica.

Comunicazione e marketing

In caso di previo consenso alla ricezione di comunicazioni da parte di Shell (o in caso di precedente acquisto dei nostri prodotti e/o servizi), l’interessato potrebbe ricevere offerte personalizzate in base alle preferenze risultanti dalle informazioni raccolte dalle fonti sopra descritte al fine di fornire migliori prodotti e servizi sempre più personalizzati (“soft spam”).

Possiamo inviare ai soggetti interessati aggiornamenti e notifiche sui servizi senza il loro previo consenso soltanto se tali aggiornamenti e/o notifiche sono necessari per il corretto funzionamento dei servizi utilizzati.

I dati personali dell’interessato non saranno condivisi con terze parti ai fini del marketing diretto senza il suo consenso.

Perché trattiamo i dati personali?

I dati personali interessati dalla presente Informativa sulla privacy sono trattati esclusivamente:

• al fine di procedere con la richiesta di una persona prima di stipulare un contratto;
• ove necessario, per rispettare un obbligo di legge o normativo a cui è/sono soggetta/e la/e società Shell;
• ove necessario per i legittimi interessi della/e società Shell interessata/e, ad eccezione di quando gli interessi o i diritti fondamentali e le libertà della/e persona/e sono prioritari rispetto ai primi; o
• (ove previsto dalla legge) con il consenso esplicito dell’interessato.

Se il trattamento si basa sul consenso, e soggetto alle disposizioni altrimenti previste dalla legge locale, è possibile revocare tale consenso in qualsiasi momento. Ciò non compromette la validità del trattamento effettuato prima della revoca del consenso.

Sicurezza dei dati personali

Abbiamo implementato tecnologie e politiche per la protezione della privacy dei soggetti interessati e per prevenire l'accesso non autorizzato e l'uso improprio. In particolare, per alcuni dei nostri servizi potrebbe essere prevista la codifica, adottiamo una procedura di autenticazione e verifica dell'accesso ai servizi Shell e testiamo, esaminiamo e valutiamo regolarmente l'efficacia delle nostre misure di sicurezza.

Con chi condividiamo i dati personali?

I dati personali interessati dalla presente Informativa sulla privacy sono trattati esclusivamente per gli scopi sopra citati e sono condivisi solo in caso di assoluta necessità con:

• altre società del Gruppo Shell;
• agenti, fornitori di servizi, revisori esterni e/o subcontraenti terzi autorizzati da Shell; oun’autorità pubblica competente, governo, agenzia fiscale o di regolamentazione, ove necessario, per rispettare un obbligo di legge o normativo a cui la/e società Shell in questione è/sono soggetta/e o nella misura consentita dalla legge locale applicabile.

Interazioni con Shell tramite i social media

In caso di interazione con Shell tramite social media su una pagina di un social media gestita da Shell (‘Pagina di social media Shell’) come Facebook, Instagram, Twitter o LinkedIn, i dati personali dell’interessato (quali ad esempio nome, immagine del profilo e l’interesse verso Shell) saranno visibili a tutti i visitatori della pagina web personale dell’interessato a seconda delle impostazioni della privacy su tale piattaforma di social media e saranno visibili a Shell. Le informazioni condivise su tali siti possono essere cancellate in qualsiasi momento tramite il proprio account sulla piattaforma di tale social media. Shell non traccia l’attività sui diversi siti di social media utilizzati dall’interessato. I messaggi inviati a Shell mediante il servizio di messaggeria di qualsiasi social media saranno conservati per il periodo massimo di un mese dalla ricezione. Si prega di contattare Shell per eventuali richieste relative alla Pagina di social media Shell - si veda la sezione intitolata “Diritti dell’interessato in relazione ai dati personali” di seguito.

Inoltre, nella misura in cui Shell sia responsabile, unitamente ad una piattaforma di social media di una Pagina di social media Shell, Shell avrà accesso mediante la piattaforma di social media ai dati aggregati relativi alle statistiche e alle informazioni necessarie per comprendere le azioni intraprese dall’interessato sulle Pagine di social media Shell. Per ulteriori informazioni sulle modalità di trattamento su tali piattaforme di social media, inclusa la pubblicità mirata eventualmente inviata, si prega di fare riferimento alle impostazioni sulla privacy accessibili mediante l’account sulla piattaforma di social media in questione.

Trasferimento dei dati personali in altri paesi

Qualora i dati personali siano stati trasferiti a società appartenenti al Gruppo Shell e/o a terze parti autorizzate situate al di fuori del proprio paese, adottiamo misure di tipo organizzativo, contrattuale e legale per garantire che i dati personali siano trattati esclusivamente per gli scopi sopra citati e che siano stati implementati adeguati livelli di protezione per i dati personali. Tali misure includono Norme vincolanti d’impresa per i trasferimenti all’interno del Gruppo Shell e per le società Shell all’interno dell’UE, meccanismi di trasferimento a terzi approvati dalla Commissione Europea. Una copia delle Norme vincolanti d’impresa Shell è disponibile all’indirizzo www.shell.it/privacy.html o scrivendo a privacy-office-SI@shell.com.

Quali sono le conseguenze della mancata fornitura dei dati personali?

I dati personali raccolti direttamente o indirettamente da Shell per tali processi sono necessari per:

• adempiere ai requisiti di legge e/o fare quanto necessario per stipulare un contratto con una controparte e continuare ad avere rapporti contrattuali con tale controparte; o
• mantenere i contatti con Clienti commerciali, Fornitori e Partner commerciali.

La mancata trasmissione delle informazioni da noi richieste potrebbe compromettere la nostra capacità di comunicare con i soggetti interessati, stipulare un contratto con una controparte oppure continuare ad avere rapporti contrattuali con una controparte. 

Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

Con le eccezioni descritte nelle informative supplementari, i dati personali necessari per stipulare ed eseguire contratti con Clienti commerciali, Fornitori e Partner commerciali o per valutare la partecipazione a gare d'appalto o offerte saranno conservati per la durata del rapporto contrattuale e fino a 15 anni dalla sua conclusione. Per i contratti con una durata di oltre cinque anni e per gli scopi sopra indicati, il periodo di conservazione dei dati sarà di 35 anni a partire dalla data di decorrenza del contratto in questione.

In tutti gli altri casi relativi agli scopi sopra citati, inclusi i dati personali raccolti nel contesto di gare d'appalto con esito negativo per Shell o relativi allo screeningo che si riferiscono allo screening rispetto a elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili o emessi dal governo e da fonti mediatiche,, tali dati personali sono conservati per un periodo non superiore a 15 anni dall'acquisizione iniziale.

In ogni caso, le informazioni possono essere conservate per (a) un periodo di tempo più lungo ove esista una motivazione giuridica o normativa (nel qual caso saranno eliminate quando la loro conservazione non sarà più prevista per tali scopi giuridici o normativi) o (b) un periodo di tempo più breve qualora il soggetto interessato si opponga al trattamento dei propri dati personali e non vi sia più alcuna motivazione aziendale legittima per conservarli.

Diritti dell’interessato in relazione ai dati personali

Ci preoccupiamo che le informazioni in nostro possesso siano le più corrette possibili. L’interessato ha diritto di:

• accedere ai dati personali;
• chiedere la correzione o cancellazione dei dati personali (ma solo se non più necessari per uno scopo aziendale legittimo);
• interrompere l’invio di comunicazioni commerciali da parte di un Cliente commerciale, Fornitore o Partner commerciale;
• chiedere la restrizione del trattamento dei dati personali; e/o
• ricevere i dati personali forniti a Shell in formato digitale strutturato, per la trasmissione a terze parti ove tecnicamente fattibile.

Per simili richieste scrivere a privacy-office-SI@shell.com.

Chi sono i soggetti incaricati di rispondere a domande, dubbi o reclami relativi ai dati personali?

In caso di domande, dubbi o reclami relativi al trattamento dei dati personali scrivere a Privacy-Office-SI@shell.com.

È anche possibile rivolgersi al Responsabile della privacy del Gruppo Shell presso Shell International B.V. L’Aia, Paesi Bassi - Registro Imprese N. 27155369 Casella postale: PO Box 162, 2501 AN, L’Aia.

Per presentare un reclamo relativo alla gestione dei propri dati personali da parte di Shell, è possibile rivolgersi all’autorità per la protezione dei dati locale, il cui indirizzo è Piazza Venezia 11 - 00187 Roma, Italia, oppure all’Autorità per la protezione dei dati olandese, all’indirizzo Autoriteit Persoonsgegevens, PO Box 93374, 2509 AJThe Hague, Paesi Bassi. Per maggiori informazioni, visitare https://www.garanteprivacy.it/ oppure https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Cookie e tecnologie simili

Shell può utilizzare cookie e tecnologie simili che consentono di raccogliere e memorizzare informazioni durante la visita ad un sito web Shell. Ciò consente a Shell di identificare il browser Internet dell'utente e raccogliere dati riguardanti l’utilizzo del nostro sito web, le pagine visitate e la durata delle visite, nonché di identificare tali dati quando l'utente ritorna per migliorare l’esperienza di navigazione sul/i nostro/i sito/i web. Le preferenze relative ai cookie possono essere gestite dalle impostazioni del browser o mediante lo strumento di impostazione delle preferenze relative ai cookie di Shell sui siti web Shell – per ulteriori informazioni fare riferimento alla Politica sui cookie di Shell all’indirizzo http://www.shell.it/cookie-policy.html.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy può subire modifiche periodiche. Si prega di leggere l’Informativa sulla privacy regolarmente per verificare eventuali modifiche. L’ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy risale a febbraio 2024.