Attuali ed ex dipendenti, famigliari a carico o appaltatori di Shell

È possibile monitorare per scopi commerciali legittimi tutte le operazioni eseguite sulle apparecchiature IT Shell e/o le attività di ogni utente collegato alla rete IT Shell. Per maggiori informazioni, consultare le linee guida sull'uso personale all'indirizzo http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Tutti i membri del personale Shell ricevono un badge di accesso che consente a Shell di registrare la data, l'ora e i punti degli accessi eseguiti da persone in locali e strutture Shell. I dati ricavati dai sistemi di accesso e sicurezza vengono utilizzati:

• per scopi sanitari e di sicurezza, in particolare per proteggere i beni Shell, il personale Shell e le persone in visita presso i locali Shell;
• per adempiere a requisiti legali e normativi, in particolare ove esista un requisito legale locale di fornire informazioni ad autorità governative/di regolamentazione;
• per monitorare (su base aggregata) il numero di persone che entrano e lavorano in una struttura Shell a fini di pianificazione delle risorse umane e del patrimonio immobiliare; e
• solo nel caso degli appaltatori (non dipendenti Shell), la data e l'ora di entrata e uscita dai locali Shell vengono utilizzate a fini di controllo e gestione finanziaria.

La maggior parte dei nostri locali e strutture è dotata di telecamere di sorveglianza (CCTV). Nei luoghi in cui vengono utilizzate telecamere di sorveglianza, queste devono essere segnalate. Le telecamere di sorveglianza sono utilizzate per motivi di salute e sicurezza, in particolare per proteggere i beni e il personale Shell e le persone in visita presso i locali Shell, Tutte le immagini vengono eliminate periodicamente a meno che non si sia verificato un incidente di salute o sicurezza o un'attività criminale effettiva o sospetta, nel qual caso esse possono essere visionate sia da team investigativi interni di Shell che esternamente qualora ciò sia previsto dalla normativa applicabile o consentito dalle autorità addette all'applicazione delle leggi o da altre autorità governative.

Al fine di adempiere agli obblighi legali e normativi, proteggere i beni e i dipendenti/appaltatori Shell e, soprattutto, far sì che Shell possa attenersi alle norme in materia di controllo del commercio, lotta al riciclaggio di denaro e/o lotta a corruzione e concussione e a qualsiasi altro requisito normativo pertinente, sottoponiamo periodicamente a screening tutti i dipendenti e appaltatori Questo screening viene svolto prendendo a riferimento liste di sanzioni pubblicamente disponibili o divulgate da governi ed è confrontato con informazioni conservate da Shell sul soggetto in questione (ad esempio, il registro dei conflitti di interesse – vedere qui per maggiori informazioni (http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/code_of_conduct/CodeofConductRegister.html)). I dati personali raccolti attraverso lo screening non produrranno alcuna decisione automatizzata riguardo all'opportunità di continuare il rapporto di lavoro, il tirocinio o l'incarico come appaltatore.

Shell International BV e l'azienda presso cui è impiegato il soggetto interessato (oppure, nel caso di famigliari a carico, l'azienda presso cui lavora il dipendente Shell), individualmente o congiuntamente con le rispettive affiliate entro il Gruppo di aziende Shell.

Nel caso di singoli appaltatori, l'azienda del Gruppo Shell che ha ingaggiato i servizi del soggetto interessato individualmente o congiuntamente con le sue affiliate all'interno del gruppo di aziende Shell e la società/agenzia di impiego/ingaggio.

Ogni dato personale viene trattato esclusivamente per le finalità menzionate sopra (oppure per una finalità secondaria ove essa sia strettamente correlata, ad esempio conservazione o eliminazione dei dati) ed è condiviso esclusivamente sulla base di una assoluta necessità di conoscere con:

• Altre aziende del Gruppo Shell, incluse quelle la cui sede può trovarsi al di fuori del proprio paese e dello Spazio Economico Europeo ("SEE");
• Agenti terzi, fornitori di servizi e/o subappaltatori autorizzati di Shell; e
• Autorità pubbliche competenti, governi, agenzie fiscali o di regolamentazione ove sia necessario adempiere a un obbligo legale o normativo a cui le aziende Shell in questione sono soggette o nella misura consentita dalla legge locale applicabile.

Qualora i dati personali siano trasferiti ad aziende appartenenti al Gruppo Shell e/o ad agenti terzi, fornitori di servizi e/o subappaltatori autorizzati la cui sede si trovi dentro o fuori dal proprio paese (anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo), adottiamo misure di tipo organizzativo, contrattuale e legale atte a garantire che tali dati personali vengano trattati esclusivamente per le finalità menzionate sopra e che siano stati implementati adeguati livelli di protezione per proteggere i dati personali. Queste misure comprendono le norme vincolanti d'impresa per i trasferimenti entro il Gruppo Shell e meccanismi di trasferimento approvati dalla Commissione Europea per trasferimenti a terze parti in paesi che non sono stati giudicati capaci di fornire un adeguato livello di protezione dei dati, e qualsiasi altro requisito giuridico locale. È possibile richiedere una copia di tali norme scrivendo a privacy-office-SI@shell.com.

Considerata la natura del Gruppo Shell, è possibile che i dati personali dei soggetti interessati e dei famigliari a loro carico vengano trasferiti in paesi diversi da quello di origine. Qualora ciò accada, adottiamo le misure necessarie per garantire che i diritti alla privacy dei soggetti interessati e dei famigliari a loro carico continuino a godere dell'opportuna protezione in conformità con le norme vincolanti d'impresa di Shell e le leggi applicabili.

Abbiamo implementato tecnologie e politiche con l'obiettivo di proteggere la privacy dei soggetti interessati contro l'accesso non autorizzato e l'uso improprio, e aggiorneremo inoltre tali misure non appena diverranno disponibili nuove tecnologie, ove opportuno.

Tutte le informazioni, inclusi i dati personali, sono gestite in conformità con gli standard per la gestione di informazioni e documenti del Gruppo Shell ed eliminate in modo sicuro quando la loro conservazione non risulta più necessaria per scopi commerciali legittimi o per finalità legali/normative.

Con alcune eccezioni previste per adempiere ai requisiti legali locali:

• le informazioni contenute nei fascicoli del personale vengono conservate per un periodo non superiore a 10 anni dopo l'interruzione del rapporto di lavoro;
• le informazioni relative alle prestazioni pensionistiche sono conservate per un periodo non superiore a 99 anni dall'inizio del rapporto di lavoro;
• i dati personali raccolti nell'ambito dello screening eseguito in riferimento a fonti media e liste di sanzioni pubblicamente disponibili o rilasciate da governi sono conservati per un periodo non superiore a 15 anni dopo l'acquisizione iniziale.
  
• i nomi, la data, l'ora e i punti di accesso relativi a tutte le persone che entrano nelle sedi Shell sono conservati per 3 anni da ciascun accesso;
• qualora una persona sia stata licenziata oppure il suo contratto sia stato rescisso a causa di una colpa grave, inclusa la violazione delle Life Saving Rules di Shell o del Codice di condotta di Shell, tali informazioni sono conservate per un periodo massimo di 30 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

In ogni caso, le informazioni possono essere conservate per a) un periodo di tempo più lungo ove esista una motivazione giuridica o normativa (nel qual caso saranno eliminate dopo che la loro conservazione non è più richiesta per tali scopi giuridici o normativi) o b) un periodo di tempo più breve qualora il soggetto interessato o i famigliari a loro carico si oppongano al trattamento dei dati personali e non esiste più alcuna motivazione legittima per conservarli.

 È possibile reperire maggiori informazioni sulla gestione della documentazione del Gruppo Shell, incluse le variazioni locali, qui:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Ci sforziamo affinché le nostre informazioni sui soggetti interessati siano quanto più accurate possibile. Ogni soggetto interessato può accedere ai propri dati personali, richiederne la correzione o l'eliminazione (ma soltanto ove non siano più necessari per scopi commerciali legittimi) e chiedere che il trattamento di tali dati venga sottoposto a limitazione. Chiunque ha accesso al dipartimento delle risorse umane online può accedere ai propri dati personali tramite:

https://hronline.shell.com/

In alternativa, occorre rivolgersi al consulente locale delle risorse umane. Gli appaltatori devono parlare con la propria società/agenzia di impiego/ingaggio.

È possibile reperire maggiori informazioni sulla home page dedicata alla privacy dei dati.

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Per qualsiasi problema, richiesta o reclamo inerente al trattamento dei dati personali, è possibile mettersi in contatto con noi all'indirizzo Privacy-Office-SI@shell.com o con il Shell Group Chief Privacy Officer all'indirizzo Shell International B.V. The Hague, Paesi Bassi - Registro delle Imprese, N. 27155369 Recapito: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Qualora si rimanga insoddisfatti riguardo alla gestione dei propri dati personali da parte di Shell, è possibile presentare un ricorso all'autorità per la protezione dei dati locale oppure all'autorità per la protezione dei dati olandese, il cui indirizzo è Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Paesi Bassi. Per maggiori informazioni, visitare il sito https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Fare riferimento alle informative sulla privacy locali per reperire i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati locale (ove presente) e quelli dell'autorità per la privacy dei dati. In alternativa, invieremo immediatamente i dati di contatto, ove applicabile, ai soggetti che ne facciano richiesta all'indirizzo Privacy-Office-SI@shell.com.

La presente Informativa sulla privacy può subire periodiche modifiche. L'ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy è stato eseguito il 1° gennaio 2018.