Attuali Ed Ex Dipendenti, Famigliari a Carico O Appaltatori Di Shell

Quali dati sono trattati dalla presente Informativa sulla privacy?

Ogni individuo all'interno delle aziende del Gruppo Shell ("Shell" o "noi") ha il dovere di proteggere i dati personali dei colleghi, dei clienti, partner commerciali e fornitori.

La presente Informativa sulla privacy fornisce informazioni sui dati personali trattati da Shell in relazione agli attuali o ex dipendenti, tirocinanti o singoli contraenti e persone a carico dei dipendenti Shell ("Staff Shell").

Per i clienti del settore retail , i membri dei programmi di fedeltà Shell, i visitatori del sito web Shell o gli utenti delle richieste indirizzate a Shell, fare riferimento all’Informativa sulla privacy - Conducenti all’indirizzo https://www.shell.it/privacy/b2c-notice.html.

Per coloro che presentano una domanda di lavoro presso Shell, o che partecipano a un evento di selezione del personale o a una valutazione per Shell, fare riferimento all’Informativa sulla privacy – Selezione del personale del Gruppo Shell alla pagina https://www.shell.it/privacy/job-applicant-notice.html.

Così come la presente Informativa sulla privacy, le informative ad hoc e le informative sulla privacy supplementari possono contenere ulteriori informazioni relative al trattamento dei dati personali in relazione a procedure specifiche per le Risorse umane (come ad esempio i programmi Open Resourcing, OneHealth IT e International Mobility). In tali circostanze, le predette informative sulla privacy saranno inviate all’interessato separatamente.

La presente Informativa sulla privacy spiega quali dati personali trattiamo, perché trattiamo tali dati personali e per quali scopi, descrivendo il periodo di conservazione previsto per i dati personali, come accedere e aggiornare i dati personali, le opzioni relative alla gestione dei dati personali e i contatti per ottenere ulteriori informazioni.

Quali dati personali trattiamo? Raccolta di informazioni

Trattiamo i dati personali necessari a gestire i rapporti di lavoro, ingaggiare contraenti e tirocinanti e fornire benefit ad alcune persone a carico dei dipendenti Shell.

Ad esempio, informazioni di contatto personali, data di nascita, stato civile, informazioni sulla busta paga e sul conto bancario, informazioni sul salario e sui benefit, incluse informazioni sul beneficiario, contatti di emergenza, informazioni sulle prestazioni professionali, informazioni necessarie a garantire il possesso del diritto di lavoro nel/i paese/i di assunzione e qualsiasi altra informazione necessaria a gestire il rapporto di lavoro, ingaggiare contraenti e offrire benefit ad alcune persone a carico dei dipendenti Shell (come le persone a carico che accompagnano un dipendente Shell trasferito all'estero).

Dati personali sensibili

Trattiamo anche alcune categorie speciali di dati personali (‘dati personali sensibili’) ad esempio relativi alla salute degli individui, all’origine etnica, credo religioso o filosofico, orientamento sessuale, opinioni politiche e appartenenza a un’organizzazione sindacale. Tali dati personali sono trattati solo ove necessario per conformità alle leggi sul lavoro e sulla previdenza sociale, per l’avvio, esercizio o difesa di controversie o ove necessario per fornire consulenza e supporto medico in contesto lavorativo, per la protezione degli interessi vitali di una persona (ad esempio in caso di emergenza), ove necessario per ragioni di salute pubblica o laddove il soggetto interessato abbia fornito esplicito consenso.

Perché trattiamo i dati personali?

Trattiamo i dati personali:

• per soddisfare i nostri obblighi di conformità alle leggi e ai regolamenti locali;
• per interessi aziendali legittimi (ad esempio gestione della performance per garantire la presenza di personale qualificato e competente a scopi di salute e sicurezza, per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere a siti o asset specifici, per avviare un’azione legale o difendersi); o
• con il consenso esplicito dell’interessato.

Si noti che Shell normalmente non chiede il consenso dello Staff Shell per il trattamento dei dati personali, e il trattamento non si basa su tale richiesta. Tuttavia, ci sono circostanze limitate in cui è necessario il consenso, ad esempio nei casi in cui è previsto dalla legge locale applicabile.

I dati personali richiesti allo Staff Shell sono i dati minimi necessari per adempiere ai requisiti di legge e/o contrattuali e per fornire l'opportunità di partecipare a programmi od offrire benefit. La mancata fornitura delle informazioni da noi richieste potrebbe compromettere la possibilità di proseguire il rapporto di lavoro, il tirocinio o il contratto, la partecipazione a un programma o la ricezione di un benefit.

Nei casi in cui il trattamento sia basato sul consenso, il soggetto interessato ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Ciò non compromette la validità del trattamento effettuato prima della revoca del consenso. La revoca del consenso potrebbe tuttavia compromettere la prosecuzione del rapporto di lavoro o di qualsiasi incarico, la partecipazione a un programma o la ricezione di un benefit.

Quali sono gli scopi di trattamento dei dati personali?

Trattiamo i dati personali a cui si riferisce la presente Informativa sulla privacy per i seguenti scopi:

• risorse umane, gestione del personale, esecuzione di procedure aziendali, gestione interna, rendicontazione di gestione, analisi organizzativa e sviluppo - inclusa la programmazione relativa al budget, economica ed organizzativa, amministrazione, retribuzioni e gestione della performance;
• salute e sicurezza - inclusa la protezione della salute e della vita, della sicurezza e salute sul lavoro dello Staff Shell, la protezione degli asset Shell e l’autenticazione dello stato di Staff Shell e i diritti di accesso; o
• conformità legale e/o normativa - inclusa la conformità ai requisiti di legge o regolatori.

Potremmo anche trattare i dati personali per uno scopo secondario strettamente connesso ai precedenti, ad esempio:

• conservazione, cancellazione o anonimizzazione dei dati personali;
• prevenzione delle frodi, controlli, indagini, risoluzione delle controversie o scopi assicurativi, avvio o difesa di azioni legali; o
• ricerca statistica, storica o scientifica.

Monitoraggio

Possiamo monitorare per scopi commerciali legittimi tutte le attività sulle apparecchiature informatiche Shell e/o durante la connessione alla rete IT Shell.

Tutti i membri dello Staff Shell ricevono un badge di accesso che consente a Shell di registrare la data, l'ora e i punti di accesso delle persone ai locali e agli asset Shell. I dati dei sistemi di accesso e sicurezza sono utilizzati:

• a scopi di salute e sicurezza, per la prevenzione di frodi e in particolare per la protezione degli asset e dello Staff Shell e dei visitatori presso i locali Shell;
• per rispettare i requisiti di legge e normativi, in particolare laddove vi sia l’obbligo legale di fornire informazioni alle autorità governative/regolatorie;
• per monitorare (su base aggregata) il numero delle persone che entrano e lavorano nei locali Shell a scopi di pianificazione delle risorse umane e delle risorse immobiliari; e
• in caso di contraenti (non dipendenti Shell) la data e l’ora di entrata e uscita dai locali Shell è utilizzata a scopi di gestione finanziaria e controllo.

La maggior parte dei nostri locali e asset è dotata di telecamere di sorveglianza (CCTV). In presenza di telecamere di sorveglianza, queste devono essere segnalate. Le telecamere di sorveglianza sono utilizzate per motivi di salute e sicurezza, in particolare per proteggere gli asset e lo Staff Shell e le persone in visita presso i locali Shell. Tutte le immagini sono eliminate periodicamente a meno che non si sia verificato un incidente per la salute o sicurezza o un'attività criminale effettiva o sospetta, nel qual caso potranno essere visionate sia dai team investigativi interni di Shell che esternamente ove previsto dalla legge o richiesto dalle forze di polizia o altre autorità governative.

Screening

Nel rispetto degli obblighi legali e normativi, per proteggere gli asset e i dipendenti/contraenti Shell e soprattutto, affinché Shell possa rispettare le leggi in materia di controllo del commercio, antiriciclaggio e/o anticorruzione e concussione e qualsiasi altro requisito normativo pertinente, sottoponiamo periodicamente a screening tutti i dipendenti e contraenti. Lo screening prende in considerazione elenchi di sanzioni pubblicamente disponibili o emessi dal governo confrontati con le informazioni sull’interessato in possesso di Shell (ad esempio, il registro dei conflitti di interesse – clicca qui per maggiori informazioni).

I dati personali raccolti attraverso lo screening non produrranno alcuna decisione automatizzata in relazione all'opportunità di continuare il rapporto di lavoro, il tirocinio o il contratto.

Chi è responsabile dei dati personali raccolti?

Shell Italia Oil Products S.R.L., Via Edison, 110 Sesto San Giovanni, Milano, 20099, Italia, o una delle sue affiliate in Italia, a seconda dei casi, , sarà responsabile del trattamento dei relativi dati personali (compresi quelli dei familiari a carico), congiuntamente con altre affiliate del gruppo Shell.

Nel caso di contraenti individuali, l'azienda del Gruppo Shell che ha ingaggiato i servizi del soggetto interessato individualmente o congiuntamente con le sue affiliate all'interno del Gruppo Shell e la società/agenzia di impiego/ingaggio.

Con chi condividiamo i dati personali?

I dati personali sono trattati esclusivamente per gli scopi sopra citati e sono condivisi solo in caso di assoluta necessità con:

• altre società del Gruppo Shell, incluse le società al di fuori fuori dal paese dell’interessato;
• agenti, fornitori di servizi, revisori esterni e/o subcontraenti terzi autorizzati da Shell; e
• un’autorità pubblica competente, governo, agenzia fiscale o di regolamentazione ove necessario per rispettare un obbligo di legge o normativo a cui la/e società Shell in questione è/sono soggetta/e o nella misura consentita dalla legge applicabile; o
• i destinatari di una proposta di trasferimento di qualsiasi diritto e/o dovere di Shell.

Trasferimento dei dati personali in altri paesi

Qualora i dati personali siano stati trasferiti a società appartenenti al Gruppo Shell e/o a terze parti autorizzate situate al di fuori del proprio paese, adottiamo misure di tipo organizzativo, contrattuale e legale per garantire che i dati personali siano trattati esclusivamente per gli scopi sopra citati e che siano stati implementati adeguati livelli di protezione per i dati personali. Tali misure includono Norme vincolanti d’impresa per i trasferimenti all’interno del Gruppo Shell e per le società Shell all’interno dell’UE, meccanismi di trasferimento a terzi approvati dalla Commissione Europea. Una copia delle Norme vincolanti d’impresa Shell è disponibile all’indirizzo www.shell.it/privacy.html o scrivendo a privacy-office-SI@shell.com.

Sicurezza dei dati personali

Abbiamo implementato tecnologie e politiche volte alla protezione della privacy dei soggetti interessati e per prevenire l'accesso non autorizzato e l'uso improprio e aggiorniamo tali misure ove necessario con tecnologie aggiornate.

Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

Tutte le informazioni, inclusi i dati personali, sono gestite in conformità agli standard per la Gestione delle Informazioni e dei Documenti del Gruppo Shell ed eliminate in modo sicuro quando la conservazione non sarà più necessaria per scopi commerciali legittimi o per gli scopi previsti dalla legge/normativi.

Con alcune eccezioni per il rispetto dei requisiti di legge locali:

• le informazioni contenute nei file del personale sono conservate per un periodo massimo di 10 anni dalla risoluzione del rapporto di lavoro;
• le informazioni relative ai benefit pensionistici sono conservate per un massimo di 99 anni dall’inizio del rapporto di lavoro;
• i dati raccolti come parte dello screening nel confronto con elenchi di sanzioni o fonti pubblicamente disponibili o emessi dal governo sono conservati per un periodo massimo di 15 anni dalla data di raccolta iniziale;
• i nomi, la data, l’ora e i punti di accesso delle persone che entrano nei locali Shell sono conservati per 3 anni da ciascun accesso;
• in caso di licenziamento o interruzione del contratto per cattiva condotta grave, inclusa la violazione delle Regole salva-vita o del Codice di condotta di Shell, le informazioni sono conservate per un periodo massimo di 30 anni dalla risoluzione.

In ogni caso, le informazioni possono essere conservate per (a) un periodo di tempo più lungo ove esista una motivazione giuridica o normativa (nel qual caso saranno eliminate quando la loro conservazione non sarà più prevista per tali scopi giuridici o normativi) o (b) un periodo di tempo più breve in caso di opposizione al trattamento dei propri dati personali e in assenza di una motivazione aziendale legittima per conservarli.

Diritti dell’interessato in relazione ai dati personali

Ci preoccupiamo che le informazioni in nostro possesso siano le più corrette possibili. L’interessato ha diritto di:

• accedere ai dati personali;
• chiedere la correzione o cancellazione dei dati personali (ma solo se non più necessari per uno scopo aziendale legittimo);
• chiedere la restrizione del trattamento dei dati personali; e/o
• ricevere i dati personali forniti a Shell in formato digitale strutturato, per la trasmissione a terze parti ove tecnicamente fattibile.

Coloro che hanno accesso a HR Online possono accedere ai propri dati personali all’indirizzo: https://shellhrservices.my.site.com/HROnlineEC/s/.

In alternativa contattare il referente locale delle Risorse umane. Gli appaltatori devono parlare con la propria società/agenzia di impiego/ingaggio esterna. Per ex dipendenti o persone a carico, scrivere a privacy-office-SI@shell.com.

Chi sono i soggetti incaricati di rispondere a domande, dubbi o reclami relativi ai dati personali?

In caso di domande, dubbi o reclami relativi al trattamento dei dati personali scrivere a Privacy-Office-SI@shell.com.

È anche possibile rivolgersi al Responsabile della privacy del Gruppo Shell presso Shell International B.V. L’Aia, Paesi Bassi - Registro Imprese N. 27155369 Casella postale: PO Box 162, 2501 AN, L’Aia.

Per presentare un reclamo relativo alla gestione dei propri dati personali da parte di Shell, è possibile rivolgersi all’autorità per la protezione dei dati locale, il cui indirizzo è Piazza Venezia 11 - 00187 Roma, Italia, oppure all’Autorità per la protezione dei dati olandese, all’indirizzo Autoriteit Persoonsgegevens, PO Box 93374, 2509 AJ The Hague, Paesi Bassi. Per maggiori informazioni, visitare https://www.garanteprivacy.it/ oppure https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy può subire modifiche periodiche. Si prega di leggere l’Informativa sulla privacy regolarmente per verificare eventuali modifiche. L’ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy risale a febbraio 2024.